PGDAS Passo a Passo: Como Preencher, Declarar e Gerar o DAS do Simples Nacional

PGDAS passo a passo é uma das buscas mais comuns entre empresas e contadores que precisam calcular corretamente os impostos do Simples Nacional e evitar erros fiscais no envio das declarações mensais.

O PGDAS-D é o sistema utilizado para informar o faturamento da empresa, realizar a apuração dos tributos e gerar o DAS para pagamento dos impostos do regime simplificado.

Mesmo sendo uma obrigação rotineira, muitos contribuintes ainda possuem dúvidas sobre:

• preenchimento correto;
• segregação das receitas;
• produtos monofásicos;
• substituição tributária;
• regime de caixa e competência;
• retificação de declarações;
• multas por atraso.

Além disso, pequenos erros no preenchimento podem gerar:

• pagamento indevido de tributos;
• inconsistências fiscais;
• notificações da Receita Federal;
• multas;
• problemas na regularidade fiscal.

Neste guia completo você vai entender:

• o que é o PGDAS-D;
• como funciona o sistema;
• como preencher corretamente;
• como consultar declarações;
• como retificar informações;
• quais erros devem ser evitados;
• como reduzir riscos fiscais no Simples Nacional.

Como consultar uma declaração enviada?

PGDAS passo a passo também envolve uma etapa importante após a transmissão da declaração: acompanhar regularmente as apurações enviadas. Esse acompanhamento ajuda a confirmar que o processamento ocorreu corretamente, facilita consultas futuras e reduz riscos de problemas fiscais perante a Receita Federal.

Tanto o Portal do Simples Nacional quanto o Portal e-CAC disponibilizam ferramentas para consulta das declarações transmitidas e dos documentos gerados pelo sistema.

Essa consulta é importante para:

• confirmar a transmissão da declaração;
• verificar apurações antigas;
• conferir valores declarados;
• validar pagamentos realizados;
• identificar inconsistências fiscais;
• preparar futuras retificações.

Manter esse controle é uma prática essencial para empresas e contadores que desejam reduzir riscos em auditorias e fiscalizações.

Consulta pelo Portal do Simples Nacional

A forma mais simples de consultar uma declaração enviada é utilizando o próprio Portal do Simples Nacional.

Após acessar o sistema, basta entrar na área do PGDAS-D e selecionar a opção de consulta das apurações transmitidas.

O sistema permite visualizar informações como:

• competência declarada;
• data de transmissão;
• receita informada;
• DAS gerado;
• situação da apuração;
• histórico de retificações.

Exemplo prático

Imagine que uma empresa precise consultar a declaração transmitida referente ao mês de março.

Basta acessar o PGDAS-D, selecionar a competência desejada e visualizar os dados registrados naquele período.

Em poucos minutos será possível consultar todas as informações transmitidas.

Quando essa consulta é útil?

Normalmente ela é utilizada para:

• confirmar informações declaradas;
• preparar uma retificação;
• conferir valores apurados;
• localizar declarações antigas.

Consulta pelo e-CAC

Outra alternativa bastante utilizada é o Portal e-CAC da Receita Federal.

O sistema oferece uma visão mais ampla da situação fiscal da empresa e costuma ser utilizado por:

• contadores;
• escritórios contábeis;
• profissionais tributários;
• departamentos fiscais.

Por meio do e-CAC é possível consultar:

• débitos fiscais;
• situação cadastral;
• declarações transmitidas;
• pagamentos processados;
• parcelamentos;
• pendências tributárias.

Quando utilizar o e-CAC?

O acesso ao e-CAC costuma ser recomendado quando:

• existem divergências fiscais;
• há necessidade de emissão de certidões;
• a empresa deseja validar pagamentos;
• é necessário verificar pendências tributárias.

Dica do contador

Quando existir qualquer dúvida sobre débitos ou pagamentos realizados, vale a pena consultar tanto o Portal do Simples Nacional quanto o e-CAC.

A combinação dessas duas consultas normalmente oferece uma visão mais completa da situação fiscal da empresa.

Como consultar DAS pagos

Outra dúvida bastante comum dentro do PGDAS passo a passo é como verificar se um DAS foi efetivamente pago e processado.

Essa consulta pode ser realizada por diferentes meios:

• Portal do Simples Nacional;
• Portal e-CAC;
• internet banking da instituição financeira;
• comprovantes arquivados pela empresa.

Ao consultar um DAS pago, normalmente é possível verificar:

• competência;
• valor recolhido;
• data de pagamento;
• situação do débito;
• histórico da arrecadação.

Exemplo prático

Imagine que uma empresa pagou um DAS de R$ 2.350 referente ao mês de abril.

Meses depois surge a necessidade de emitir uma Certidão Negativa.

Antes da solicitação, o contador pode consultar o histórico de pagamentos para confirmar que o recolhimento foi processado corretamente pela Receita Federal.

Essa simples conferência pode evitar diversos problemas relacionados à regularidade fiscal.

Como retificar o PGDAS-D?

PGDAS passo a passo também inclui situações em que a empresa precisa corrigir informações transmitidas incorretamente no sistema.

Mesmo com conferência prévia, erros podem acontecer durante o preenchimento da declaração. Por isso, a legislação permite a realização da retificação do PGDAS-D sempre que forem identificadas inconsistências fiscais.

A retificação é importante porque permite corrigir erros antes que eles gerem:

• multas;
• notificações fiscais;
• cobranças indevidas;
• divergências tributárias;
• problemas perante a Receita Federal.

Conforme previsto na Lei Complementar nº 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018, o contribuinte pode substituir informações anteriormente transmitidas por dados corretos.

Na prática, a retificação funciona como uma nova versão da declaração daquela competência.

Quando retificar

A retificação deve ser realizada sempre que forem identificadas informações incorretas ou incompletas na apuração do PGDAS-D.

Entre as situações mais comuns estão:

• receita informada incorretamente;
• omissão de faturamento;
• erro na segregação das receitas;
• classificação incorreta de produtos monofásicos;
• problemas relacionados à substituição tributária;
• informações incorretas sobre ISS;
• exportações informadas de forma inadequada.

Exemplo prático

Imagine que uma empresa declarou faturamento de R$ 50 mil.

Posteriormente, o contador identifica uma nota fiscal esquecida no valor de R$ 8 mil.

Nesse caso será necessário retificar a declaração para informar corretamente o faturamento total de R$ 58 mil.

Outro exemplo comum

Uma farmácia informou toda a receita como comércio comum.

Após uma revisão fiscal, o contador identifica que parte relevante das vendas correspondia a medicamentos sujeitos à tributação monofásica.

A retificação permitirá corrigir a segregação das receitas e recalcular os tributos corretamente.

Regra importante

Quanto mais cedo a empresa identificar e corrigir o erro, menores tendem a ser os impactos financeiros relacionados à inconsistência fiscal.

Passo a passo para corrigir uma declaração

O procedimento de retificação do PGDAS-D é relativamente simples.

Passo 1

Acesse o Portal do Simples Nacional.

Passo 2

Entre na área PGDAS-D e DEFIS.

Passo 3

Selecione a competência que precisa ser corrigida.

Passo 4

Escolha a opção de retificação da apuração.

Passo 5

Altere as informações necessárias.

Passo 6

Revise cuidadosamente todos os dados.

Passo 7

Transmita novamente a declaração.

Após a transmissão, a nova versão substituirá automaticamente a declaração anterior daquela competência.

Checklist antes da retificação

Antes de concluir a transmissão, confira:

• ✔ notas fiscais;
• ✔ produtos monofásicos;
• ✔ receitas sujeitas à substituição tributária;
• ✔ exportações;
• ✔ ISS retido;
• ✔ competência selecionada;
• ✔ valor final dos tributos.

Essa conferência reduz significativamente o risco de múltiplas retificações no mesmo período.

O que acontece após a retificação

PGDAS passo a passo também exige atenção ao que acontece após a transmissão de uma retificação no sistema.

Depois do envio da nova declaração, o sistema recalcula automaticamente os tributos da competência corrigida. Os efeitos dependerão diretamente das alterações realizadas na apuração.

Quando o tributo aumenta

Se a correção aumentar o valor dos impostos devidos, a empresa precisará regularizar a diferença tributária.

Exemplo prático

Declaração original:

• receita de R$ 40 mil.

Declaração corrigida:

• receita de R$ 50 mil.

Nesse cenário, o sistema recalculará automaticamente os tributos e gerará a diferença a ser recolhida por meio do novo DAS.

Dependendo da situação, também poderão existir:

• juros;
• encargos legais;
• atualização monetária.

Quando o tributo diminui

A retificação também pode reduzir o valor originalmente apurado no PGDAS-D.

Exemplo prático

Uma farmácia informou incorretamente receitas monofásicas como receitas comuns.

Após a correção da segregação das receitas, o sistema identifica que parte dos tributos recolhidos não era devida.

Nessa situação podem surgir oportunidades de:

• restituição tributária;
• compensação;
• recuperação tributária.

Dica importante

Antes de transmitir uma retificação envolvendo:

• produtos monofásicos;
• substituição tributária;
• exportações;
• ISS;
• segregação de receitas;

vale a pena revisar toda a documentação fiscal da competência.

Essa análise reduz riscos de novas inconsistências e aumenta a segurança fiscal da empresa.

Multas por atraso no PGDAS-D

PGDAS passo a passo também envolve um ponto extremamente importante para empresas e contadores: as multas por atraso na entrega da declaração.

Embora o preenchimento do PGDAS-D seja relativamente simples, o atraso na transmissão pode gerar:

• multas fiscais;
• encargos financeiros;
• pendências tributárias;
• problemas na regularidade fiscal.

Conforme previsto na Lei Complementar nº 123/2006, o PGDAS-D possui caráter declaratório. Isso significa que as informações transmitidas servem como base para cálculo dos tributos e acompanhamento das obrigações fiscais da empresa.

Por esse motivo, a Receita Federal aplica penalidades quando a declaração não é transmitida dentro do prazo legal.

Além do impacto financeiro, atrasos podem dificultar:

• emissão de Certidão Negativa;
• participação em licitações;
• obtenção de financiamentos;
• regularidade fiscal;
• operações societárias.

Por isso, manter um calendário de obrigações fiscais continua sendo uma das formas mais eficientes de evitar problemas tributários.

Multa por atraso

A entrega fora do prazo pode gerar multa conforme as regras previstas para empresas do Simples Nacional.

De forma geral, a penalidade corresponde a:

• 2% ao mês-calendário ou fração;
• limitada a 20% do valor dos tributos informados na declaração.

Além disso, a legislação também prevê multa mínima, mesmo quando não existe faturamento no período.

Exemplo prático

Imagine uma empresa que deveria transmitir o PGDAS-D até o dia 20 de maio.

Por esquecimento, a declaração foi enviada apenas no final de julho.

Nesse cenário poderão ser aplicadas

• multas por atraso;
• juros;
• encargos relacionados aos tributos pagos fora do prazo.

Atenção

Muitas empresas acreditam que não existe multa quando não houve faturamento.

Isso não é verdade.

Mesmo empresas sem movimento continuam obrigadas a transmitir o PGDAS-D mensalmente.

O que mudou com a LC 214

A Lei Complementar nº 214/2025 trouxe alterações relevantes em diversos pontos da legislação tributária relacionada ao Simples Nacional.

Entre as mudanças mais discutidas estão os ajustes relacionados ao artigo 38-A da Lei Complementar nº 123/2006, que impactam diretamente as penalidades relacionadas às obrigações acessórias.

Na prática, o controle dos prazos tornou-se ainda mais importante para:

• empresas;
• escritórios contábeis;
• departamentos fiscais.

O que isso significa para a empresa?

Significa que:

• o acompanhamento das obrigações fiscais deve ser mais rigoroso;
• a regularização espontânea tornou-se ainda mais importante;
• a empresa deve evitar acumular competências em atraso.

Dica do contador

Empresas que realizam a transmissão do PGDAS-D logo após o fechamento mensal praticamente eliminam os riscos relacionados a multas por atraso.

Como reduzir a multa

Quando uma empresa identifica que existe uma declaração pendente, a melhor estratégia normalmente é regularizar a situação o mais rápido possível.

A legislação prevê situações em que o contribuinte pode obter redução das penalidades quando realiza a regularização espontânea antes de procedimentos de fiscalização.

Boas práticas para reduzir riscos

• não esperar notificações da Receita Federal;
• transmitir imediatamente as competências pendentes;
• regularizar diferenças tributárias identificadas;
• manter documentação fiscal organizada.

Exemplo prático

Imagine uma empresa que descobre ter esquecido a transmissão de uma competência ocorrida há dois meses.

Ao identificar o problema, o contador realiza:

• transmissão da declaração;
• emissão dos DAS pendentes;
• regularização dos pagamentos.

Essa postura normalmente reduz os impactos financeiros quando comparada à demora na regularização.

Multa por informações incorretas

PGDAS passo a passo também exige atenção total às informações transmitidas na declaração. Além da multa por atraso, dados incorretos podem gerar consequências fiscais relevantes para empresas do Simples Nacional.

Entre os erros mais comuns estão:

• receita informada incorretamente;
• omissão de faturamento;
• erro na segregação das receitas;
• classificação incorreta de produtos monofásicos;
• problemas relacionados ao ISS;
• falhas na tributação de receitas sujeitas à substituição tributária.

Exemplo prático

Uma empresa faturou R$ 120 mil em determinado mês.

Por erro operacional, apenas R$ 90 mil foram informados no PGDAS-D.

Posteriormente, a Receita Federal identifica a diferença por meio dos cruzamentos eletrônicos realizados com:

• notas fiscais;
• declarações acessórias;
• movimentações fiscais;
• demais obrigações tributárias.

Nesse cenário podem ocorrer:

• cobrança complementar dos tributos;
• aplicação de multas;
• incidência de juros;
• necessidade de retificação.

Por isso, tão importante quanto entregar a declaração dentro do prazo é garantir que todas as informações transmitidas estejam corretas.

Principais erros ao preencher o PGDAS

PGDAS passo a passo também envolve conhecer os erros mais comuns que geram problemas fiscais no Simples Nacional.

Muitas empresas acreditam estar preenchendo corretamente o sistema, mas pequenos equívocos acabam causando:

• pagamento indevido de tributos;
• inconsistências fiscais;
• multas;
• retrabalho;
• perda de oportunidades de economia tributária.

Conhecer esses erros é uma das formas mais eficientes de reduzir riscos fiscais e melhorar a qualidade da apuração tributária.

Empresa sem movimento não declarada

Esse é um dos erros mais frequentes entre empresas recém-abertas ou temporariamente inativas.

Muitos empresários acreditam que a ausência de faturamento elimina a obrigação de entrega do PGDAS-D.

Conforme as regras do Simples Nacional, isso não acontece.

Mesmo sem faturamento, a declaração continua obrigatória.

Exemplo prático

Uma empresa permaneceu sem qualquer faturamento durante três meses consecutivos.

Mesmo assim deveria transmitir:

• janeiro → receita zero;
• fevereiro → receita zero;
• março → receita zero.

A ausência dessas transmissões pode gerar:

• multas;
• pendências fiscais;
• irregularidade cadastral.

Receita informada incorretamente

Outro erro extremamente comum é informar faturamento diferente daquele efetivamente registrado nas notas fiscais.

Esse problema costuma ocorrer por:

• controles financeiros deficientes;
• falhas de integração entre sistemas;
• esquecimento de notas fiscais;
• erros manuais de lançamento.

Exemplo prático

Receita real:

• R$ 100 mil.

Receita declarada:

• R$ 85 mil.

Diferença:

• R$ 15 mil.

Atualmente, os cruzamentos eletrônicos realizados pela Receita Federal tornam esse tipo de inconsistência cada vez mais fácil de identificar.

Erro na segregação

A segregação incorreta das receitas está entre os erros que mais geram recolhimento indevido de tributos no PGDAS-D.

Quando uma receita é classificada na categoria errada, o sistema pode aplicar tratamento tributário inadequado.

Exemplos comuns

• receita de serviço lançada como comércio;
• exportação lançada como receita interna;
• receita sujeita à substituição tributária tratada como operação comum.

Essas situações podem alterar significativamente o valor final dos tributos calculados.

Produtos monofásicos

A tributação monofásica continua sendo uma das maiores fontes de recuperação tributária dentro do Simples Nacional.

Milhares de empresas pagam tributos acima do necessário porque não segregam corretamente produtos sujeitos a esse regime tributário.

Segmentos mais afetados

• farmácias;
• autopeças;
• cosméticos;
• distribuidoras;
• postos de combustíveis.

Exemplo prático

Uma farmácia faturou R$ 200 mil durante determinado mês.

Desses valores:

• R$ 140 mil correspondiam a medicamentos monofásicos.

Se toda a receita for tratada como comércio comum, poderá ocorrer recolhimento indevido de tributos.

ISS informado incorretamente

PGDAS passo a passo também exige atenção especial ao preenchimento do ISS nas empresas prestadoras de serviços.

Entre os erros mais comuns relacionados ao imposto estão:

• retenção não considerada;
• município incorreto;
• classificação inadequada do serviço;
• recolhimento em duplicidade;
• erro na segregação das receitas.

Exemplo prático

Uma empresa presta serviços para órgãos públicos.

O contratante realiza a retenção do ISS diretamente na fonte.

Caso a receita seja informada incorretamente no PGDAS-D, poderá ocorrer:

• pagamento duplicado do imposto;
• cálculo incorreto do DAS;
• recolhimento indevido;
• necessidade de retificação futura.

Por isso, empresas prestadoras de serviço precisam revisar cuidadosamente as informações relacionadas ao ISS antes da transmissão da declaração.

PGDAS-D e DEFIS são a mesma coisa?

PGDAS passo a passo também envolve uma dúvida muito comum entre empresários e empresas do Simples Nacional: afinal, PGDAS-D e DEFIS são a mesma obrigação?

A resposta é não.

Apesar de estarem disponíveis dentro do mesmo ambiente do Portal do Simples Nacional, os dois possuem finalidades completamente diferentes.

O PGDAS-D é uma obrigação mensal utilizada para:

• informar receitas;
• calcular tributos;
• realizar a apuração fiscal;
• gerar o DAS para pagamento dos impostos.

Já a DEFIS é uma obrigação anual utilizada para prestação de informações econômicas e fiscais da empresa.

Essa diferença costuma gerar dúvidas principalmente em empresas que estão começando a operar no Simples Nacional.

Principais diferenças entre PGDAS-D e DEFIS

O PGDAS-D possui foco na apuração mensal dos tributos da empresa.

Ele é utilizado para:

• informar receitas mensais;
• calcular impostos;
• gerar o DAS;
• realizar a apuração tributária do período.

Já a DEFIS possui foco anual e serve para:

• informar dados econômicos;
• declarar informações fiscais anuais;
• consolidar informações do exercício;
• cumprir obrigação acessória anual.

Exemplo prático

Uma empresa transmite:

• 12 PGDAS-D ao longo do ano;
• 1 DEFIS após o encerramento do exercício.

Por isso, embora estejam relacionados ao Simples Nacional, cada obrigação possui função própria e ambas devem ser entregues corretamente.

Conclusão

PGDAS passo a passo é um conhecimento essencial para empresas e contadores que desejam manter suas operações em conformidade com as regras do Simples Nacional.

Ao longo deste guia você aprendeu:

• o que é o PGDAS-D;
• quem está obrigado à entrega;
• quais são os prazos;
• como preencher corretamente;
• como consultar declarações;
• como retificar informações;
• como evitar erros fiscais;
• como reduzir riscos de multas e pagamentos indevidos.

Também vimos que a correta segregação das receitas, principalmente em operações envolvendo produtos monofásicos, substituição tributária, exportações e ISS, pode impactar diretamente a carga tributária da empresa.

Conforme previsto na Lei Complementar nº 123/2006 e regulamentado pela Resolução CGSN nº 140/2018, o correto preenchimento do PGDAS-D é fundamental para garantir:

• regularidade fiscal;
• segurança tributária;
• conformidade perante a Receita Federal;
• redução de inconsistências fiscais.

Por isso, manter uma rotina organizada de:

• conferência das receitas;
• acompanhamento dos prazos;
• revisão das apurações;
• controle fiscal;

continua sendo uma das melhores estratégias para evitar problemas tributários no Simples Nacional.

Quanto mais preciso for o preenchimento do PGDAS-D, menores serão os riscos de:

• multas;
• autuações;
• notificações fiscais;
• pagamentos indevidos de tributos.

Além disso, quando surgirem dúvidas ou situações mais complexas, contar com apoio contábil especializado pode fazer grande diferença na segurança fiscal da empresa e na identificação de oportunidades legítimas de economia tributária.