Obrigatoriedade da Contabilidade no Simples Nacional: entenda a obrigatoriedade e evite riscos fiscais

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional é regra para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que optam pelo regime. A única exceção legal é o MEI, dispensado por lei.

A contabilidade garante o registro das operações, a comprovação de resultados e o cumprimento das obrigações fiscais e legais com segurança e transparência.

A exigência dessa escrituração está prevista no Código Civil (art. 1.179), na Lei Complementar 123/2006 (art. 27) e em resoluções do CGSN, que permitem o uso de contabilidade simplificada, mas não dispensam o controle formal.

O MEI é o único que não precisa manter contabilidade completa.

Já as demais empresas devem manter registros regulares para evitar pagamento incorreto de impostos, autuações e dificuldades na tomada de decisões financeiras.

A contabilidade pode ser feita de forma simplificada, desde que respeite as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) e seja conduzida por profissional habilitado. O regime de competência é obrigatório, reconhecendo receitas e despesas no momento em que ocorrem, e não apenas quando o dinheiro entra ou sai.

Um contador qualificado é essencial para garantir o cumprimento das obrigações, otimizar o planejamento financeiro e manter organizados os livros contábeis como Diário, Razão, Balanço Patrimonial (BP) e Demonstração do Resultado (DRE).

Quando a escrituração contábil é obrigatória no Simples Nacional?

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional se aplica em situações típicas previstas na LC 123/2006: o regime permite contabilidade simplificada, exceto quando a lei exigir comprovação formal dos números.

O primeiro caso é a distribuição de lucros acima da presunção legal. Para manter a isenção no IRPF do sócio, é preciso comprovar o resultado com escrituração contábil.

Outro caso decorre de exigência contratual ou societária: bancos, licitações e auditorias exigem demonstrações assinadas para análise de risco e governança.

Também há obrigação prática na mudança de regime tributário (ex.: migração ao Lucro Presumido) e em alterações societárias. Registros atualizados aceleram a transição e reduzem riscos com o Fisco.

Ignorar a formalidade pode gerar autuações, malha fina e questionamentos sobre a origem de lucros. Em controvérsias, o ônus da prova recai sobre quem declara.

O Simples Nacional dispensa a escrituração contábil?

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional não é eliminada pelo Simples. O regime simplifica a apuração de tributos, mas não revoga a responsabilidade técnica pelos registros.

O Código Civil (art. 1.179) determina que sociedades empresárias mantenham escrituração regular e elaborem demonstrações anuais. Para optantes do Simples, há flexibilização, não dispensa.

A escrituração é a base para comprovar isenção de lucros distribuídos. Sem Balanço e DRE, valores podem ser tratados como rendimentos tributáveis. Em crédito, licitações e auditorias, livros completos são indispensáveis.

A ausência de registros amplia o risco de multas (podendo superar 75% do valor questionado) e pode caracterizar omissão de receita.

Em síntese, o Simples reduz burocracia tributária, mas a contabilidade continua sendo instrumento de rastreabilidade, previsibilidade e segurança jurídica.

Escrituração contábil no Simples Nacional: o que diz a lei e quando se aplica

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional está prevista na LC 123/2006 (arts. 26 e 27) e nas NBCs do CFC. Em determinados cenários, ela deixa de ser boa prática e torna-se exigência legal.

Entre esses cenários estão distribuição de lucros acima da presunção, obtenção de crédito, entrada de sócios e participação em licitações, quando a empresa precisa apresentar demonstrações formais.

A escrituração protege a responsabilidade técnica do contador e o CPF do empresário, servindo de lastro documental em fiscalizações e disputas.

Casos típicos de exigência:

• Lucros distribuídos além do limite presumido;
• Exigência contratual/societária;
• Financiamentos e relacionamento bancário;
• Licitações públicas;
• Fusão, cisão ou incorporação.

Pelo Código Civil (arts. 1.179 a 1.195), são obrigatórios Livro Diário, Balanço Patrimonial e DRE, assinados por contador.

A LC 123/2006 (art. 27) permite contabilidade simplificada, com livros autenticados e aderência às NBCs — simplificar não é eliminar o controle.

MEI, ME e EPP: o que muda na obrigação contábil

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional alcança ME e EPP; o MEI tem dispensa específica e segue regras próprias, sem afastar obrigações acessórias do CGSN.

Pela LC 123/2006 (arts. 68 e 18-A), o MEI é o empresário individual com receita bruta anual limitada e pode manter registros simplificados, sem levantar Balanço ou DRE. Ainda assim, deve organizar notas fiscais e movimentações.

Para ME e EPP, a manutenção de livros contábeis e demonstrações é mandatória. O Livro-Caixa (art. 26 da LC 123/2006; art. 61 da Resolução CGSN 94/2011) controla a movimentação financeira; quando há Diário e Razão, o Livro-Caixa é dispensado (§3º do art. 61).

Enquanto o MEI usufrui de modelo simplificado, as demais empresas devem observar o Código Civil e as NBCs, assegurando transparência, segurança fiscal e respaldo jurídico às operações.

Por que fazer a contabilidade mesmo quando não é obrigatória?

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional representa mais que uma obrigação — é um escudo técnico e estratégico. Mesmo quando a lei permite dispensa, manter a contabilidade é uma forma de prevenção e proteção. Documentar significa garantir segurança jurídica e previsibilidade financeira.

A escrituração bem feita permite distribuir lucros acima da presunção, comprovar capacidade de crédito, participar de licitações e planejar o crescimento com base em dados reais. Também reduz riscos de glosa na ECF, e-Social e DCTFWeb, cada vez mais integradas.

Sem escrituração, toda informação financeira vira mera opinião, sem valor probatório. Em um ambiente fiscal digital e cruzado, quem não tem documentação contábil fica exposto.

Além de evitar problemas, a contabilidade é ferramenta de gestão inteligente: ajuda o empresário a entender margens, custos e resultados. Para o contador, é uma forma de se proteger de responsabilizações indevidas e fortalecer a credibilidade profissional.

Quais livros e demonstrações contábeis são exigidos

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional impõe que as empresas do Simples mantenham um conjunto mínimo de livros e demonstrações contábeis. O CPC-PME (item 3.17) determina os seguintes documentos:

• Balanço Patrimonial (BP);
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
• Demonstração do Resultado Abrangente;
• Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL);
• Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC);
• Notas explicativas com políticas contábeis e informações adicionais.

O contador deve também manter Livro Diário e Livro Razão, com lançamentos detalhados e cronológicos. Esses registros são a base da transparência contábil e servem como prova em fiscalizações, auditorias e distribuições de lucros.

A ausência desses documentos compromete a credibilidade da empresa, a isenção tributária e a defesa em eventuais questionamentos fiscais.

Situações em que a escrituração contábil é exigida no Simples Nacional

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional se aplica em várias situações práticas, mesmo dentro do regime simplificado. A lei e as normas do CFC apontam que a contabilidade deixa de ser opcional quando:

• Há distribuição de lucros acima da presunção fiscal;
• Existe exigência contratual, societária ou bancária;
• Ocorre fiscalização ou necessidade de comprovação patrimonial;
• A empresa tem natureza jurídica que exige escrituração formal (como S.A., sociedades de advogados, cooperativas);
• São realizadas reorganizações societárias ou planejamento sucessório.

A contabilidade regularizada garante segurança nas declarações e comprova a origem dos valores. Sem ela, o Fisco pode requalificar lucros como pró-labore tributável ou até questionar a validade jurídica das operações empresariais.

Os riscos de não fazer a escrituração contábil

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional protege a empresa contra penalidades e perdas financeiras. Ignorar a escrituração é um erro comum que pode custar caro.

Entre os principais riscos estão:

• Tributação indevida de lucros, que passam a ser considerados rendimentos;
• Falta de comprovação da saúde financeira em análises de crédito;
• Dificuldade de defesa em fiscalizações e cruzamentos digitais (e-Social, ECD, ECF);
• Risco à responsabilidade técnica do contador por negligência;
• Perda de controle patrimonial, com falhas em registros de bens, estoques e obrigações.

Além das autuações, a falta de escrituração gera insegurança nas decisões e compromete a imagem profissional do contador. A contabilidade é o farol que garante visibilidade sobre a real situação financeira da empresa.

Principais erros que o contador deve evitar

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional exige atenção técnica. Muitos erros recorrentes em escritórios contábeis são evitáveis e, se corrigidos, aumentam a segurança e a credibilidade do serviço.

Os deslizes mais comuns incluem:

• Achar que o Simples dispensa a escrituração formal;
• Confundir escrituração fiscal com escrituração contábil;
• Negligenciar o controle patrimonial e o plano de contas;
• Utilizar sistemas sem compatibilidade com o SPED ECD;
• Deixar de atualizar NBCs e procedimentos exigidos pelo CFC.

A contabilidade é o reflexo da responsabilidade técnica do profissional. Corrigir processos, revisar lançamentos e manter coerência entre SPED, PGDAS-D e balanços evita inconsistências e reforça a credibilidade do escritório.

Empresas do Simples Nacional precisam entregar a ECD?

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional também envolve o entendimento sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD). Embora a maioria das empresas do Simples esteja dispensada da entrega, há situações em que a apresentação se torna obrigatória.

A ECD deve ser entregue quando a empresa:

• Distribui lucros acima do limite presumido, sem comprovação contábil;
• Tem exigência contratual ou societária (bancos, investidores, licitações);
• Deseja se resguardar juridicamente com base documental sólida;
• Opta voluntariamente pela escrituração digital.

Além de cumprir obrigações legais, a ECD fortalece a governança contábil e protege a responsabilidade técnica do contador. Quando a empresa opta por entregar, deve seguir fielmente o leiaute oficial da Receita Federal, conforme o Guia Prático da ECD, garantindo integridade e padronização das informações.

Outras obrigações acessórias do Simples Nacional: tudo o que você precisa saber

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional está ligada também ao cumprimento das obrigações acessórias exigidas pelo regime. Mesmo simplificado, o Simples Nacional impõe uma série de declarações e controles que precisam estar em dia.

A rotina mensal começa pelo PGDAS-D, responsável pelo cálculo dos tributos e geração do DAS. Mesmo sem movimentação, o fechamento mensal é obrigatório.

A emissão correta de documentos fiscais também é essencial:

• Comércio varejista: NFC-e;
• E-commerce e indústria: NF-e;
• Serviços: NFS-e;
• Transporte: CT-e.

Deixar de emitir notas ou errar no sistema pode gerar multas e até exclusão do Simples Nacional, conforme a Resolução CGSN 140/2018.

Outro ponto é o Livro-Caixa, que registra entradas e saídas financeiras. Ele é a base da contabilidade simplificada e sua ausência pode levar à perda do enquadramento no regime.

Anualmente, deve ser enviada a DEFIS (Declaração de Informações Econômico-Fiscais), com dados sobre faturamento, despesas, lucros e alterações cadastrais. Erros ou omissões são cruzados com o Imposto de Renda dos sócios, podendo gerar intimações e multas.

Manter a contabilidade e as obrigações acessórias alinhadas garante regularidade fiscal, credibilidade e tranquilidade operacional para o empresário e para o contador.

Passo a passo prático para manter a escrituração em dia

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional deve ser acompanhada de uma rotina contábil eficiente. Seguir um processo estruturado ajuda o contador a evitar falhas e manter o cliente em conformidade.

Passos essenciais:

1. Contratar contador habilitado – O CFC determina que todas as empresas não enquadradas como MEI mantenham escrituração regular.
2. Adotar sistema contábil adequado – Utilize softwares que conciliem documentos fiscais e extratos bancários em ordem cronológica.
3. Fechar mensalmente – Mesmo sem grande movimentação, o fechamento contábil deve gerar relatórios como Balanço e DRE.
4. Organizar livros e demonstrações – Mantenha Livro Diário, Razão, BP, DRE e relatórios exigidos pelo CPC-PME sempre disponíveis.
5. Atentar aos prazos e cruzamentos de dados – Evite divergências entre NF-e, PIX, cartão de crédito e declarações digitais.
6. Revisar e conciliar periodicamente – Confira se lançamentos e saldos bancários batem com documentos e estoques.
7. Guardar documentos e backups – Preserve registros digitais e físicos, garantindo rastreabilidade e segurança em auditorias.

Seguindo esse passo a passo, a empresa mantém conformidade, reduz riscos fiscais e fortalece a credibilidade do contador.

Como a e-Simples Auditoria pode ajudar

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional exige precisão e revisão constante. É nesse ponto que a e-Simples Auditoria atua como aliada do contador, oferecendo tecnologia para revisar e validar informações contábeis e fiscais.

A plataforma identifica inconsistências que passam despercebidas na rotina, cruza dados entre SPED, ECD e XMLs, e garante que cada lançamento esteja correto. Além disso, automatiza verificações, reduzindo retrabalho e o risco de autuações.

Entre as principais vantagens:

• Detecta erros e omissões na escrituração;
• Valida dados para distribuição de lucros;
• Alinha contabilidade e apuração tributária;
• Economiza tempo e aumenta a segurança técnica.

Com a e-Simples Auditoria, a contabilidade deixa de ser apenas registro e passa a ser ferramenta estratégica, que protege o contador e o empresário contra falhas e multas.

Conclusão

Obrigatoriedade contabilidade Simples Nacional é um princípio que garante transparência, segurança jurídica e credibilidade às empresas do Simples Nacional. Mesmo com regras simplificadas, a contabilidade continua sendo o pilar da boa gestão.

As micro e pequenas empresas (ME e EPP) devem manter um sistema contábil e levantar, anualmente, o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado Econômico, conforme o Código Civil (arts. 1.179 a 1.195). O MEI é a única exceção legal.

A contabilidade simplificada foi criada para facilitar o controle, não para eliminá-lo. Manter registros e demonstrações atualizadas protege o empresário, o contador e o próprio negócio, assegurando conformidade fiscal e base sólida para decisões estratégicas.

Em síntese, a contabilidade no Simples Nacional pode ser simplificada, mas jamais simplória — ela é o que separa a informalidade da segurança profissional.