Contabilidade para empresas do Simples Nacional: entenda obrigações, rotinas e vantagens competitivas
Índice do Artigo
Contabilidade empresas do Simples Nacional explica como o regime criado pela Lei Complementar 123/2006 unificou tributos em uma única guia (DAS), reduzindo burocracia e custos para micro e pequenas empresas e MEIs.
Mesmo com a simplificação, o regime não dispensa a contabilidade: é preciso manter escrituração, controlar receitas e despesas e cumprir obrigações fiscais para garantir conformidade e segurança jurídica.
O sistema envolve União, Estados, DF e Municípios e é administrado por um Comitê Gestor, o que reforça sua abrangência e importância para a gestão financeira.
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Fundamentos legais da contabilidade no Simples Nacional
Contabilidade empresas do Simples Nacional é obrigatória e amparada por bases legais claras. O Código Civil (art. 1.179) exige escrituração uniforme e balanços anuais. A LC 123/2006 (art. 27) permite contabilidade simplificada para ME e EPP, sem dispensar registros formais.
Já a Resolução CGSN 140/2018 admite a forma simplificada, mas requer escrituração completa quando houver distribuição de lucros acima da base presumida do IRPJ, assegurando isenções e prevenindo autuações.
Código Civil (Lei nº 10.406/2002)
O artigo 1.179 do Código Civil determina que todo empresário e sociedade empresária deve manter um sistema de contabilidade uniforme, elaborando anualmente balanço patrimonial e demonstração de resultados.
Isso inclui as empresas do Simples Nacional, que devem registrar todas as movimentações financeiras. Essa prática garante transparência, controle e responsabilidade na gestão empresarial.
Lei Complementar nº 123/2006
A Lei Complementar 123/2006, no artigo 27, autoriza o uso da contabilidade simplificada para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). No entanto, isso não representa dispensa de registros contábeis — apenas a possibilidade de usar um modelo mais simples.
As empresas continuam obrigadas a registrar receitas, despesas e patrimônio, assegurando segurança jurídica e regularidade fiscal.
Resolução CGSN nº 140/2018
A Resolução CGSN 140/2018 reforça que as empresas do Simples Nacional podem adotar contabilidade simplificada, mas, para distribuir lucros acima da base de cálculo presumida do IRPJ, é obrigatória a escrituração completa.
Ou seja, a simplificação é opcional, mas a contabilidade detalhada é indispensável para garantir isenção tributária e segurança fiscal.
Obrigações contábeis e fiscais das empresas do Simples Nacional
Contabilidade empresas do Simples Nacional organiza as rotinas que mantêm o negócio regular e eficiente.
Entre as principais: emissão de notas fiscais e escrituração contábil para controle do faturamento; apuração e pagamento do DAS com tributos como ICMS, ISS, PIS/PASEP, COFINS, IRPJ e CPP; envio de obrigações trabalhistas no e-Social (folha, CAT, admissões e desligamentos); e manutenção de livros e registros (Livro Caixa, Diário, Razão, Inventário).
Uma rotina bem estruturada evita multas, inconsistências e exclusão do regime.
Emissão de notas fiscais e escrituração contábil
A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas do Simples Nacional. Cada transação de venda ou prestação de serviço deve ser documentada e registrada na escrituração contábil, garantindo controle sobre o faturamento e transparência fiscal.
Um contador especializado assegura que todos os documentos estejam corretos e compatíveis com as regras do regime.
Emissão e pagamento do DAS
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) é o meio pelo qual as empresas pagam seus tributos de forma unificada. Ele inclui impostos como IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, ICMS, ISS e CPP.
A contabilidade empresas do Simples Nacional é responsável por calcular e emitir o DAS corretamente, evitando erros na apuração e pagamentos indevidos.
Uso do e-Social e obrigações trabalhistas
O envio das obrigações trabalhistas é feito pelo e-Social, sistema que reúne informações sobre folha de pagamento, admissões, demissões, férias e FGTS.
As empresas optantes pelo Simples precisam enviar esses dados mensalmente para manter-se em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária. O contador garante que todas as informações sejam transmitidas dentro dos prazos.
Livros e registros obrigatórios
Mesmo com a simplificação do regime, a contabilidade empresas do Simples Nacional deve manter os livros contábeis obrigatórios atualizados: Livro Caixa, Livro Diário, Livro Razão e Livro de Registro de Inventário.
Eles comprovam as movimentações financeiras e são exigidos para auditorias, obtenção de crédito e distribuição de lucros isenta de impostos. A ausência desses documentos pode gerar multas e riscos fiscais.
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Particularidades da contabilidade no Simples Nacional
Contabilidade empresas do Simples Nacional lida com especificidades como alíquotas por anexos, recolhimento unificado e regras de enquadramento. A simplificação do DAS não elimina a necessidade de atualização normativa e de aplicar corretamente alíquotas efetivas conforme atividade e faixa de receita.
Para o cliente, o atendimento tende a ser mais simples e, muitas vezes, mais econômico do que em regimes como o Lucro Presumido; para o contador, o foco é orientar o enquadramento correto, gerar o DAS sem erros e oferecer serviços consultivos que ampliem a economia tributária.
Diferenças no atendimento a clientes do Simples
Atender clientes do Simples Nacional exige atenção às particularidades de cálculo e enquadramento. O contador deve considerar as alíquotas progressivas, o volume de faturamento e os anexos de tributação aplicáveis.
Com a orientação adequada, a empresa pode reduzir a carga tributária em até 70%, comparada a regimes como o Lucro Presumido, aproveitando todos os benefícios do Simples.
Especificidades para enquadramento e geração do DAS
O contador precisa conhecer as regras de enquadramento do Simples Nacional e utilizar corretamente o sistema da Receita Federal para gerar o DAS.
É necessário acompanhar o faturamento anual, a atividade econômica e o percentual da folha para manter o enquadramento correto. Falhas nessas etapas podem resultar em multas e até exclusão do regime tributário.
Serviços que os escritórios devem oferecer
Os escritórios de contabilidade que atendem empresas do Simples Nacional devem prestar orientação tributária completa, realizar inscrição gratuita de microempresas com receita até R$ 36 mil e promover treinamentos e eventos educativos.
Além disso, é importante oferecer suporte contínuo em declarações, enquadramentos e revisão fiscal, posicionando o contador como parceiro estratégico do negócio.
Planejamento contábil e tributário no Simples Nacional
Contabilidade empresas do Simples Nacional é decisiva no planejamento tributário: o uso estratégico do Fator R pode migrar empresas de serviços do Anexo V para o Anexo III quando a folha/12 meses ≥ 28% da receita, reduzindo alíquotas e gerando economia.
Monitorar margem de lucro, pró-labore, folha e previsibilidade de receitas ajuda a manter o enquadramento vantajoso, evitar surpresas fiscais e melhorar fluxo de caixa. Com análise contínua de cenários, o contador maximiza competitividade e sustenta o crescimento do negócio.
Riscos de não manter contabilidade adequada
Contabilidade empresas do Simples Nacional é essencial para evitar problemas fiscais e financeiros. A ausência de escrituração contábil pode levar ao arbitramento de lucros pela Receita Federal, resultando em cobrança retroativa de impostos conforme o art. 14 da LC 123/2006.
Além disso, há risco de multas, impossibilidade de comprovar rendimentos, dificuldade em obter crédito e até exclusão do Simples Nacional por irregularidades. Manter a contabilidade em dia protege o negócio, garante transparência e fortalece a credibilidade financeira perante órgãos e instituições.
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Vantagens da contabilidade para empresas do Simples Nacional
Contabilidade empresas do Simples Nacional oferece benefícios que vão além da obrigatoriedade legal. Com informações precisas sobre custos, lucros e fluxo de caixa, o empresário consegue tomar decisões mais seguras e aprimorar o desempenho da empresa.
A contabilidade auxilia no planejamento tributário, permite distribuição de lucros isenta de impostos e assegura segurança jurídica. Também é uma ferramenta estratégica de gestão financeira, ajudando a identificar oportunidades de crescimento e reduzir desperdícios.
Conclusão
Contabilidade empresas do Simples Nacional é indispensável para a organização e sustentabilidade de micro e pequenas empresas. Mesmo com um regime simplificado, a contabilidade garante cumprimento das obrigações legais, planejamento eficiente e economia tributária.
Negligenciar essa área coloca a empresa em risco de autuações, multas e exclusão do regime. Por isso, o ideal é contar com um contador especializado, capaz de orientar o empresário, otimizar resultados e garantir segurança fiscal e financeira no longo prazo.
Perguntas Frequentes sobre a Contabilidade de Empresas do Simples Nacional
Como é feita a contabilidade de uma empresa do Simples Nacional?
A contabilidade registra e acompanha os fatos que afetam o patrimônio da empresa, como vendas, compras, pagamentos, recebimentos, estoques, folha de pagamento, empréstimos e movimentações bancárias.
Além de atender às exigências legais, esses registros ajudam a identificar o resultado da empresa, controlar dívidas, acompanhar o caixa e tomar decisões com mais segurança.
Quais são as principais rotinas contábeis e fiscais?
As rotinas variam conforme a atividade, o faturamento, o estado, o município e a existência de empregados.
- Emissão e conferência de documentos fiscais.
- Importação e escrituração das notas de entrada e saída.
- Registro dos serviços prestados e tomados.
- Apuração mensal no PGDAS-D.
- Geração e acompanhamento do pagamento do DAS.
- Escrituração das movimentações financeiras e patrimoniais.
- Conciliação das contas bancárias.
- Controle de clientes, fornecedores e estoques.
- Processamento da folha e envio das informações ao eSocial.
- Entrega das declarações obrigatórias.
- Elaboração de balancete, balanço e demonstração do resultado.
Empresas do Simples Nacional precisam manter contabilidade?
Em regra, as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte devem manter escrituração contábil regular, observando o Código Civil e as Normas Brasileiras de Contabilidade.
A opção pelo Simples Nacional simplifica a apuração e o recolhimento dos tributos, mas não representa uma dispensa geral da contabilidade.
Qual é a função do contador em uma empresa do Simples Nacional?
O contador não atua apenas na geração de guias. Ele acompanha a situação fiscal, contábil, trabalhista e financeira da empresa.
Quais são as obrigações de uma empresa do Simples Nacional?
As obrigações dependem das características da empresa, mas geralmente incluem:
- Apuração mensal das receitas no PGDAS-D.
- Pagamento do DAS dentro do prazo.
- Entrega anual da DEFIS.
- Emissão e guarda dos documentos fiscais.
- Escrituração fiscal conforme a atividade.
- Escrituração contábil das movimentações da empresa.
- Controle da movimentação bancária e financeira.
- eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb, quando aplicáveis.
- Obrigações estaduais e municipais.
- Declarações e informações sobre pagamentos aos sócios.
Por que manter uma contabilidade completa no Simples Nacional?
A contabilidade completa permite conhecer a situação real da empresa e comprovar seus resultados.
- Reduz riscos de erros, multas e inconsistências fiscais.
- Comprova o lucro efetivamente apurado.
- Oferece maior segurança na distribuição de lucros aos sócios.
- Facilita a obtenção de crédito e financiamentos.
- Permite acompanhar bens, dívidas, receitas e despesas.
- Apoia decisões sobre preços, investimentos e contratações.
- Produz demonstrações para bancos, sócios e licitações.
Quanto custa a contabilidade de uma empresa do Simples Nacional?
Não existe um valor único. Os honorários são definidos conforme o volume e a complexidade dos serviços necessários.
Entre os fatores que mais influenciam o preço estão:
- Tipo de atividade: comércio, indústria ou serviços.
- Quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas.
- Volume de movimentações bancárias.
- Número de funcionários e pró-labores.
- Faturamento e quantidade de estabelecimentos.
- Necessidade de controle de estoques.
- Obrigações estaduais e municipais.
- Serviços de consultoria e planejamento incluídos.
- Nível de organização dos documentos enviados.
Qual é o custo mensal do Simples Nacional?
O valor mensal do Simples Nacional não é fixo. Ele é calculado principalmente com base no faturamento, na atividade exercida, no anexo de tributação e na receita bruta acumulada nos últimos 12 meses.
As alíquotas nominais dos anexos variam de 4% a 33%, mas o percentual efetivamente aplicado ao faturamento é obtido pela fórmula da alíquota efetiva.
Além do DAS, a empresa pode ter outros custos, como folha de pagamento, FGTS, tributos não abrangidos pelo regime, taxas municipais, contribuições e honorários contábeis.
Quanto um contador cobra para regularizar um CNPJ?
O custo depende do tipo e da quantidade de pendências existentes. Uma regularização pode envolver apenas uma declaração em atraso ou exigir a reconstrução de vários meses ou anos da contabilidade.
O orçamento pode considerar:
- Declarações e obrigações em atraso.
- Apurações mensais não realizadas.
- Débitos tributários e parcelamentos.
- Termos de exclusão do Simples Nacional.
- Problemas cadastrais no CNPJ, estado ou município.
- Folhas de pagamento e eventos trabalhistas não enviados.
- Reconstrução da escrituração fiscal e contábil.
- Multas, juros e taxas cobrados pelos órgãos públicos.
Todo CNPJ é obrigado a ter contador?
Não é correto afirmar que todo CNPJ, sem qualquer exceção, precisa contratar contador. O MEI, por exemplo, não é obrigado a manter contabilidade formal nem a contratar esse profissional.
Para as demais empresas, a atuação de um profissional habilitado é necessária para elaborar e assinar a escrituração, as demonstrações contábeis e outros documentos de responsabilidade técnica.
O contador também auxilia na abertura e manutenção da empresa, escolha do regime tributário, classificação das atividades, apuração de tributos, folha de pagamento e entrega das obrigações.
A falta de contabilidade pode limitar a distribuição de lucros?
Sim. Sem escrituração contábil que demonstre o lucro efetivamente apurado, a distribuição aos sócios pode ficar limitada aos percentuais presumidos definidos pela legislação, após as deduções aplicáveis.
Com a contabilidade regular, a empresa pode demonstrar um lucro contábil superior a esses limites, desde que o resultado seja real, esteja disponível e tenha sido corretamente apurado.
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