Obrigações Acessórias: o que são, tipos e prazos para 2025

Obrigações acessórias são deveres fiscais que exigem das empresas o fornecimento de informações à Receita Federal, aos fiscos estaduais ou municipais. Essas exigências incluem a entrega de declarações, emissão de documentos fiscais e manutenção de registros contábeis.

Diferente das obrigações principais, que envolvem o pagamento de tributos como ICMS, PIS, Cofins e IRPJ, as obrigações acessórias servem para permitir que o governo fiscalize corretamente o cumprimento das leis tributárias.

Cumprir essas obrigações é essencial para evitar multas, manter a empresa regular e garantir conformidade com o sistema fiscal.

Exemplos de obrigações acessórias

Entre os principais exemplos de obrigações acessórias que as empresas devem cumprir estão:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas, como NF-e e NFS-e;
• Entrega de declarações obrigatórias, como DCTF, SPED Fiscal, EFD-Contribuições e DIRF;
• Escrituração de livros fiscais e contábeis com registros detalhados das operações;
• Preenchimento e envio de guias como GPS e DARF;
• Envio de declarações específicas conforme o regime tributário, como a DEFIS no Simples Nacional.

Essas obrigações acessórias fiscais permitem que os órgãos de fiscalização verifiquem a conformidade tributária das empresas, mesmo sem haver pagamento imediato de impostos. Cumpri-las corretamente evita autuações, demonstra responsabilidade fiscal e facilita o controle da gestão contábil.

Como surgem as obrigações acessórias?

Obrigações acessórias surgem a partir de normas fiscais que exigem, além do pagamento de impostos, o cumprimento de deveres complementares pelas empresas.

Essas exigências legais incluem a entrega de declarações, livros contábeis, relatórios e demais documentos que permitem ao Fisco fiscalizar o cumprimento das obrigações principais.

Para contadores, compreender a origem das obrigações acessórias é fundamental para garantir a conformidade tributária, evitar multas e assegurar a regularidade fiscal das empresas, especialmente aquelas optantes pelo Simples Nacional.

Quais são as principais obrigações acessórias em 2025?

Obrigações acessórias em 2025 envolvem uma série de exigências fiscais que variam conforme o regime tributário, a atividade da empresa e sua localização. De forma geral, essas obrigações se dividem em três grupos principais: declarações periódicas, emissão de documentos fiscais e escrituração contábil.

A quantidade e o tipo de exigência podem mudar conforme a cidade, o estado ou o enquadramento tributário, como o Simples Nacional, o Lucro Presumido ou o Lucro Real.

Vale destacar que, para cumprir uma obrigação principal — como o recolhimento de um imposto —, diversas obrigações acessórias devem ser realizadas previamente. Por isso, é fundamental contar com a orientação de um contador especializado para manter a empresa regular e evitar multas fiscais.

Declarações mensais

• PGDAS-D (Simples Nacional);
  
• DESTDA (ICMS-ST, diferencial de alíquota e antecipação);
  
• DCTF, SPED Fiscal, EFD-Contribuições;
  
• GFIP, eSocial, GIA/GIA ST;
  
• Declarações municipais de ISS.
  
  

Declarações anuais

• DEFIS (para optantes do Simples Nacional);
  
• DASN-SIMEI (para MEIs);
  
• SPED Contábil, DIRF.
  
  

Documentos fiscais e contábeis obrigatórios

• Emissão de notas fiscais eletrônicas;
  
• Escrituração de livros fiscais e contábeis (como livro caixa, razão e diário);
  
  

Apresentação do Balanço Patrimonial e DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

Obrigações acessórias por regime tributário

Obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa. Cada regime impõe um conjunto específico de deveres fiscais, que vão desde declarações mensais até escrituração contábil detalhada.

Conhecer essas exigências é essencial para manter a conformidade com o Fisco e evitar multas ou pendências tributárias. Veja abaixo as principais obrigações por regime:

Simples Nacional

No Simples Nacional, as obrigações acessórias são simplificadas, mas ainda exigem atenção constante. As principais incluem:

• DAS: guia única para o pagamento dos tributos unificados.
  
  
• PGDAS-D: declaração mensal com a receita bruta e os tributos devidos.
  
  
• DEFIS: declaração anual com dados econômicos e fiscais da empresa.
  
  
• SEFIP/GFIP: envio mensal de informações trabalhistas e previdenciárias.
  
  
• RAIS: relação anual de empregados registrados.
  
  
• CAGED: registro mensal de admissões e demissões.
  Além disso, é necessário manter controle fiscal e contábil das operações, mesmo que de forma mais enxuta.
  
  

Lucro Presumido

As obrigações acessórias do Lucro Presumido são mais complexas e incluem:

• DES (municipal): declaração de serviços prestados.
  
• DCTF: declaração mensal dos débitos federais.
  
• SPED Fiscal e GIA: apuração do ICMS e outras movimentações fiscais.
  
• Outras exigências: LFE, SISCOSERV, ECD, EFD ICMS/IPI, ECF, DIRF, RAIS, CAGED, GFIP.
  
  

Lucro Real

No Lucro Real, o número de obrigações acessórias fiscais é ainda maior:

• SINTEGRA: controle de operações interestaduais.
  
• ECD: escrituração contábil digital substituindo livros em papel.
  
• EFD ICMS/IPI: detalhamento de tributos estaduais e federais.
  
• SEFIP/GFIP e CAGED: dados sobre vínculos empregatícios.
  
• Obrigações adicionais: ECF, DIRF, RAIS e até DIRPF, em alguns casos.
  
  

Cumprir corretamente essas obrigações acessórias evita autuações e garante a regularidade fiscal da empresa. O apoio de um contador é indispensável para acompanhar prazos, preencher declarações corretamente e garantir que a empresa esteja em dia com a legislação tributária.

Livros fiscais e contábeis obrigatórios

Obrigações acessórias incluem a manutenção de livros fiscais e contábeis obrigatórios, especialmente para empresas enquadradas no regime do Lucro Real. Esses registros são exigências legais fundamentais para garantir a correta apuração de tributos e manter a regularidade da empresa perante o Fisco.

A seguir, estão os principais livros obrigatórios:

• Livro Diário: registra, dia a dia, todas as operações que alteram o patrimônio da empresa.
  
  
• Livro Razão: resume os lançamentos do Livro Diário, por conta ou subconta, em ordem cronológica.
  
  
• Livro de Registro de Duplicatas: obrigatório para empresas que realizam vendas a prazo com emissão de duplicatas.
  
  
• Livro Caixa: controla a movimentação financeira e bancária da empresa, podendo ser dispensado caso haja Razão e Diário.
  
  
• Livro Registro de Inventário: detalha os estoques existentes no encerramento do período contábil.
  
  
• Livro Registro de Entradas: identifica fornecedores e compras de mercadorias ou matérias-primas.
  
  
• Livro de Registro Permanente de Estoque: exigido de empresas com atividades imobiliárias ou comerciais específicas.
  
  
• Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur): reúne dados da apuração do IRPJ, CSLL e ajustes fiscais; substituído pelo E-Lalur, atualmente incluído na ECF.
  
  
• Livro de Movimentação de Combustíveis: uso obrigatório para postos revendedores, com escrituração diária.
  
  

Empresas com filiais podem manter escrituração descentralizada. Nesse caso, os resultados das unidades devem ser incorporados à contabilidade da matriz mensalmente, conforme o art. 252 do RIR/1999.

Manter esses livros atualizados é uma das obrigações acessórias fiscais mais importantes para evitar autuações e assegurar a conformidade com a legislação tributária.

Lista completa de declarações acessórias exigidas pela Receita Federal

Obrigações acessórias incluem uma série de declarações fiscais que devem ser enviadas à Receita Federal, conforme o tipo de empresa, regime tributário e atividade exercida. Essas obrigações são essenciais para garantir a conformidade tributária e evitar penalidades.

Abaixo está a lista completa de declarações acessórias exigidas atualmente, conforme normas vigentes até 2025:

• MIT (Módulo de Inclusão de Tributos) – substitui a antiga PGD DCTF a partir de 01/01/2025.
  
• DCTFWeb – declaração de débitos tributários federais, entregue mensalmente.
  
• e-Financeira – atualizações das regras sobre informações financeiras.
  
• DIRBI – declaração de incentivos, benefícios e imunidades fiscais.
  
• DEFIS – declaração anual obrigatória para empresas do Simples Nacional.
  
• DMED – informações sobre pagamentos recebidos por prestadores de serviços de saúde.
  
• DIMOB – declaração sobre atividades imobiliárias.
  
• EFD-Contribuições – escrituração do PIS, COFINS e contribuição previdenciária.
  
• DIRF – declaração de imposto de renda retido na fonte (substituída pela EFD-Reinf em 2024).
  
• EFD-Reinf (Série R-4000) – substitui a DIRF para fatos geradores a partir de 2024.
  
• Estatuto Nacional de Simplificação das Obrigações Acessórias – novas diretrizes para reduzir a burocracia fiscal.
  
• DME – declaração de operações liquidadas com moeda em espécie.
  
• PER/DCOMP – procedimento para compensação e restituição de tributos.
  
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal.
  
• ECD – Escrituração Contábil Digital.
  
• DASN-SIMEI – declaração anual do MEI.
  
• Eventos Especiais de Obrigações Acessórias – fusões, cisões e incorporações.
  
  

Essa lista pode mudar conforme atualizações normativas, por isso é fundamental que o contador esteja sempre atento às alterações publicadas pela Receita Federal e siga os prazos corretamente. O descumprimento das obrigações acessórias fiscais pode gerar multas, bloqueios e outras penalidades administrativas.

Prazos para entrega das obrigações acessórias

Obrigações acessórias possuem prazos específicos que variam conforme o tipo de declaração e o regime tributário da empresa. Cumprir esses prazos é essencial para evitar multas, autuações e garantir a regularidade fiscal.

Abaixo, listamos as principais entregas mensais e anuais exigidas pela Receita Federal e demais órgãos:

Obrigações mensais

• DES – Declaração de Serviços: Substituída pela NFTS em São Paulo. Consulte o site da Nota Fiscal Paulistana.
  
• GIA – Guia de ICMS: Entregue no mês seguinte à apuração, entre os dias 16 e 19, conforme o final da inscrição estadual.
  
• SINTEGRA – Operações interestaduais: Prazo até o dia 15 do mês seguinte à apuração
  
• EFD ICMS/IPI – Escrituração Fiscal Digital: Envio até o dia 25 do mês subsequente.
  
• DCTF – Débitos tributários federais: Entrega até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao fato gerador.
  
• EFD Contribuições: Transmissão até o 10º dia útil do segundo mês após o período de referência.
  
• SEFIP/GFIP: Entrega até o dia 7 de cada mês; a GPS deve ser paga até o dia 20.
  
• CAGED – Movimentação de empregados: Obrigatória até o dia 7 do mês seguinte, se houver admissões ou demissões.
  
  

Obrigações anuais

• ECD – Escrituração Contábil Digital: Prazo até o último dia útil de maio do ano seguinte.
  
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal: Entrega até o último dia útil de junho.
  
• DIRF – Imposto de Renda Retido na Fonte: Entrega até o último dia útil de fevereiro.
  
• RAIS – Informações Sociais: Envio até o início de março (data final varia por ano).
  
• DIRPF – Declaração de Pessoa Física: Prazo até o último dia útil de abril.
  
  

Ficar atento ao calendário das obrigações acessórias é uma prática essencial para contadores e empresas que desejam manter uma gestão fiscal eficiente e dentro da legalidade.

Como saber quais obrigações sua empresa precisa cumprir?

Obrigações acessórias variam de acordo com o perfil da empresa. Para identificar quais declarações e registros fiscais devem ser cumpridos, é essencial considerar os seguintes pontos:



• Regime tributário:
  Empresas do Simples Nacional possuem obrigações acessórias mais simples. Já no Lucro Presumido ou Lucro Real, há maior complexidade, com exigência de declarações adicionais e escrituração detalhada.
  
  
• Tipo de atividade:
  A atividade econômica influencia diretamente nas obrigações. Indústrias, comércios e prestadores de serviço têm deveres distintos. Por exemplo, empresas comerciais precisam atender regras do ICMS, enquanto prestadores de serviços lidam com o ISS.
  
  
• Localização da empresa:
  Estados e municípios podem exigir obrigações específicas. Um exemplo é a GIA, que varia conforme o estado, ou declarações municipais relacionadas ao ISS.
  
  
• Faturamento e porte:
  Quanto maior o faturamento e mais complexa a operação, maior o número de obrigações. Empresas maiores geralmente devem entregar EFD, DCTF, entre outras.
  
  

A forma mais segura de descobrir exatamente quais obrigações acessórias são aplicáveis à sua empresa é contar com o suporte de um contador especializado, que analisará o regime, atividade, local e porte para garantir o cumprimento de todas as exigências legais.

Como controlar e organizar as obrigações acessórias

Obrigações acessórias exigem organização e controle constante para que sejam entregues corretamente e dentro dos prazos. Um bom gerenciamento fiscal evita multas, retrabalho e inconsistências na escrituração.

Veja algumas estratégias eficazes para manter tudo em dia:

• Use um software de gestão contábil: Ferramentas como Omie ou outros sistemas ERP automatizam tarefas como preenchimento de declarações, envio de guias e alertas de prazos fiscais.
  
  
• Monte um calendário fiscal personalizado: Crie um cronograma com todas as datas de entrega das obrigações acessórias, usando planilhas, agendas digitais ou aplicativos de controle tributário.
  
  
• Organize a documentação fiscal: Mantenha separados e acessíveis todos os documentos essenciais, como notas fiscais, recibos, livros contábeis e extratos bancários. Isso facilita a escrituração e reduz o risco de erros.
  
  
• Acompanhe mudanças na legislação: Atualize-se com frequência sobre novas regras fiscais e alterações nos regimes tributários que impactem as obrigações acessórias da sua empresa.
  
  
• Faça auditorias internas: A verificação periódica das entregas ajuda a identificar falhas antes que virem problemas com o Fisco.
  
  

Controlar corretamente as obrigações acessórias é uma tarefa estratégica que reforça a conformidade fiscal e traz segurança para a contabilidade da empresa.

Por que é importante cumprir as obrigações acessórias corretamente?



Obrigações acessórias devem ser cumpridas corretamente para evitar multas, restrições fiscais e prejuízos à imagem da empresa. No regime do Lucro Presumido, essas exigências são mais numerosas e complexas do que no Simples Nacional, exigindo atenção redobrada dos contadores.

Essas obrigações fiscais servem como base para que órgãos como a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda estaduais e municipais realizem o cruzamento de dados e verifiquem a apuração correta dos tributos.

Qualquer erro, atraso ou omissão pode gerar autuações, bloqueios e até a suspensão da inscrição da empresa.

Cumprir todas as obrigações acessórias no prazo e de forma precisa é essencial para manter a empresa regularizada, evitar complicações com o Fisco e garantir uma gestão contábil confiável e segura.

Conclusão



Obrigações acessórias são parte essencial da rotina fiscal de qualquer empresa, especialmente para quem atua sob os regimes do Lucro Real ou Lucro Presumido.

Embora muitas exigências sejam semelhantes entre esses regimes, o Lucro Real requer atenção especial à escrituração do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), que é obrigatória apenas nesse modelo.

Manter uma gestão fiscal eficiente é cada vez mais necessário para evitar erros, atrasos e penalidades.

Contar com sistemas de gestão integrada (ERP) e apoio contábil qualificado ajuda a organizar processos internos, cumprir as exigências legais e manter a empresa regularizada diante do Fisco.

Diante da complexidade das obrigações tributárias, investir em organização, tecnologia e conhecimento é o melhor caminho para garantir conformidade fiscal e evitar surpresas desagradáveis.